Het leggerproces ‘onder de loep’
- Jaar
- 2023
- Opdrachtgever
- HHSK
- Locatie
- Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard
Het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) actualiseert jaarlijks haar legger. De legger is het document waarin de regels die gelden voor haar watersysteem staan beschreven. Deze regels moeten betrouwbaar en actueel zijn. Om het leggerproces te optimaliseren heeft HHSK Nelen & Schuurmans gevraagd om hiervoor de projectleiding te verzorgen. Voor een effectieve leggeroptimalisatie is de Plan-Do-Check-Act (PDCA) methodiek gevolgd.
De uitdaging
De legger is een document waarin het waterschap de regels voor watergangen en kunstwerken (waterkundige en hydraulische constructies in het water) beschrijft. Enkele voorbeelden van regels zijn de beschrijving van dimensies (breedte en diepte) van watergangen, geografische locatie en onderhoudsplichtige organisaties: wie moet de watergang schoonhouden? Deze regels en afspraken zijn gemaakt om te zorgen dat water goed kan blijven doorstromen. Het waterschap kan zelf het onderhoud uitvoeren of deze verantwoordelijkheid overdragen aan een aangrenzend perceeleigenaar of derden.
De geografische beheergegevens van het waterschap zijn opgenomen in het beheerregister. Het waterschap houdt doorlopend het beheerregister bij. Hierin staat een automatische koppeling met de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) centraal. Nieuwe of gedempte watergangen worden automatisch toegevoegd aan de werkvoorraad. De GIS-specialisten controleren of het waterdeel op de juiste manier is ingetekend en een inhoudelijk specialist vult de ontbrekende informatie aan.
Wijzigingen komen ook binnen via objectmeldingen. Indien een vergunning is verleend voor de aanleg van een nieuw kunstwerk, neemt een handhaver de situatie op en meldt wanneer het kunstwerk gerealiseerd is. De landmeter meet het kunstwerk in en verwerkt de gegevens in het beheerregister.
Eens in de zoveel tijd besluit het waterschap dat de huidige staat van het beheerregister gaat dienen als de nieuwe legger. Alle nieuwe of gewijzigde objecten ten opzichte van de vigerende (= huidig geldende) legger worden omgezet tot een leggerbestand; de ontwerplegger. Een knap staaltje (FME) modellering maakt dit mogelijk.
Onze oplossing
Deze ontwerplegger komt ter inzage te liggen: men krijgt de kans om te reageren op deze nieuwe regels. Dit maakt het waterschap breed kenbaar via verschillende digitale kanalen én door het verzenden van brieven. Na de inspraaktermijn, stelt het waterschap het eindverslag (Nota van Beantwoording) op. Hierin staat het overzicht van de zienswijzen en de bijbehorende reacties van het waterschap. Het waterschap werkt nauwkeurig, waarbij waterbeheerders, in nauwe samenwerking met de juridische afdeling, de inhoudelijke reacties verzorgen.
Uit de Nota van Beantwoording volgen mogelijke aanpassingen aan de ontwerplegger, wat uiteindelijk leidt tot de legger die vastgesteld wordt.
Het opstellen van de legger is een complex integraal proces. Er dient rekening gehouden te worden met vele raakvlakken en belangen van binnen én van buiten de organisatie. Verschillende afdelingen binnen het waterschap moeten nauw samenwerken om tot een volwaardige legger te komen. Het proces heeft een uitdagende technische component, omdat de gegevens voor het beheerregister via verschillende informatiestromen binnen kunnen komen. Om data op orde te krijgen en te houden, is vaak veel modellering vereist.
Daarnaast vraagt het leggerproces ook de aandacht van andere disciplines.
- Juridisch: hoe zorgen we ervoor dat de legger voldoet aan de regels van de nieuwe Omgevingswet? Hoe worden de digitale gegevens geborgd?
- Communicatief: hoe zorgen we ervoor dat de informatie toegankelijk en begrijpelijk is voor iedereen?
- Hydrologisch: wat zijn waterkwantiteit- en kwaliteitsnormen die de minimale leggerdiepte van een watergang bepalen?
Om het leggerproces te optimaliseren hebben we de PDCA-systematiek ingezet. Dit is een aanpak die wordt gebruikt om continue verbetering in processen te realiseren. De afkorting staat voor vier opeenvolgende fasen “Plan, Do, Check, Act”. Deze methodiek is herhaaldelijk toegepast. Ieder sub proces gedurende alle fasen van het proces wordt onder een vergrootglas gelegd, waardoor we kritisch blijven en continue verbeteringen door kunnen blijven voeren.
Verbeteringen in de legger komen voor in verschillende orde grootte. Grote, complexe verbeteringen zijn bijvoorbeeld het anders inrichten van de projectorganisatie. Daarnaast kunnen kleinschalige, eenvoudige verbeteringen gezamenlijk ook grote invloed op het watersysteem hebben. Veel kleine beekjes maken immers een groot water.
Het resultaat
De legger watersystemen 2023, is ten tijde van het schrijven van dit artikel, ter inzage gelegd en zal tegen het einde van het jaar worden vastgesteld. Het proces is voorbereid en geborgd in een generiek Plan van Aanpak (PLAN). Door het proces te doorlopen (DO) zijn we erachter gekomen wat goed werkt en waar nog winst te behalen valt (CHECK). Aanvullend zijn procesevaluaties gevoerd. De voortgekomen verbeteringsbehoeften zijn omgezet in concrete verbetervoorstellen (ACT). Deze verbetervoorstellen zijn gestandaardiseerd opgenomen in het Plan van Aanpak (PLAN).
Door de PDCA-methodiek te integreren in het reguliere werkproces kan het leggerproces van HHSK bij de komende vaststellingen gestroomlijnder plaatsvinden.
Alle cases